Ievēro biznesa e-pasta etiķeti un izvairies no neprofesionalitātes

Raksta autore: Evita Brilte - Digital Journey projektu vadītāja.

Vai Tavs biznesa e-pasts līdzinās šiem?

• solarijustudija@gmail.com
• solarijustudija@inbox.lv
• solarijustudija@delfi.lv
• solarijustudija@yahoo.com

Ups... Tad šis raksts noteikti Tev ir jāizlasa!

Tikai 20% mazo uzņēmēju izmanto uzņēmuma zīmola veidotus e-pastus (piemēram, info@tavsuzņēmums.lv) - tā ir nezināšana vai neizpratne par e-pasta nozīmi biznesa darījumos? Steven Aldrich no lielākās domēnu tirdzniecības vietnes “Go Daddy” intervijā atklāja, ka pircēji 9x labrātīgāk slēgs darījumu ar uzņēmumu, kuram būs “īsts” biznesa e-pasts, nevis ….@gmail.com vai ….@inbox.lv.

Kāpēc? E-pasts ar uzņēmuma domēnu norāda uz sava veida profesionalitāti. Nereti personīgie e-pasti, kas tiek izmantoti biznesa vajadzībām, tiek asociēti ar jaunu/nenopietnu uzņēmumu, hobiju vai pat krāpšanu. Atslēgas vārds biznesa darījumos ir “uzticība”, un e-pasts ar uzņēmuma zīmolu, domēnu gmail.com vai inbox.lv vietā sadarbības partneriem kā arī klientiem vieš “uzticamību”.

Sarunās ar uzņēmējiem esam nonākuši pie 2 iemesliem, kas aizkavē profesionāla e-pasta izveidi:

• Sarežģīts e-pasta izveides un pārvaldības process;
• Dārgas pakalpojuma kopējās izmaksas.

Abi iemesli ir radušies informācijas trūkuma dēļ un ir nepatiesi. Šis bloga raksts ir tapis ar mērķi gāzt abus stereotipus un vienkārši - popularizēt biznesa e-pastus.

Ko mēs domājam ar biznesa profesionāliem e-pastiem?

• info@solarijusturija.lv
• pieteikties@solarijustudija.lv
• serviss@solarijusturija.lv

1. Stereotips - sarežģīts e-pasta izveides un pārvaldības process

Ir īstais brīdis iepazīstināt ar G-Suite (reiz - Google Apps), kas apvieno aplikācijas kā Gmail, kalendārs, Google disks, dokumenti, izklājlapas un Slaidus un citas. Vienkāršojot, G-Suite ir visiem labi zināmais Gmail biznesa lietošanai, kas neprasa papildus apmācības. Tas nozīmē, ka uzņēmuma darbinieki var lietot biznesa e-pastus ar uzņēmuma domēnu jau visiem labi pazīstamajā Gmail vidē.

2. Stereotips - Dārgas pakalpojuma izmaksas

Viens personalizēts e-pasts ar uzņēmuma domēnu G-Suite platformā izmaksā 4 euro mēnesī. Palielinoties uzņēmuma darbinieku skaitam (e-pasta lietotāju skaitam), iespējams pāriet uz citiem maksājuma plāniem, bet uzņēmuma līdz 10 darbiniekiem maksa par katru lietotāju ir piemērotāka. Tajā pašā laikā Microsoft Office arī piedāvā līdzīgu servisu, bet cenas ir relatīvi augstākas. Vairāk par G-Suite un Microsoft Office piedāvājumu

Biznesa e-pasta ieviešana

Gadījumā, ja Tev jau pieder domēns, kuru izvēlējies pieslēdzot kādu no Mozello premium plāniem, vai arī kuru iegādājies pats, piemēram NIC.lv vai arī Go Daddy, tad viss, kas ir nepieciešams - vienreizēja e-pasta uzstādīšana ar Tavu personīgo domēnu. Veicamie soļi ir izklāstīt G-Suite reģistrācijas procesā un aizņems līdz 30 min Tava laika. Vairāk par e-pasta reģistrēšanu.

8 Iemesli, kāpēc pāriet uz G-Suite

1. Konta īpašumtiesības

Visi e-pasti, kas ir veidoti uzņēmuma darbiniekiem, pieder uzņēmumam, nevis pašam darbiniekam. Gadījumā, ja uzņēmuma darbinieks pamet uzņēmumu, lai strādātu pie konkurentiem, tad bijušajam darbiniekam nav iespējas piekļūt savam e-pastam, lai izmantotu iepriekšiegūtu informāciju.

Visus e-pastus uzņēmums pārvalda no Administratora paneļa. Administrators nepieciešamības gadījumā var mainīt vai noņemt piekļuves konkrētam lietotājam un pārsūtīt darbinieka e-pastus jebkuram citam lietotājam.

2. Failu īpašumtiesības

Visi faili, kas ir veidoti dokumentos, izklājlapās jeb slaidos pieder uzņēmumam, nevis lietotājam. Darbinieku maiņas gadījumā netiek pazaudēti dokumenti, kas ir veidoti.
Google disks ir alternatīvs failu uzglabāšanas serverim Dropbox un pilda tādas pašas funkcijas.

3. Dalīšanās ar dokumentiem

Dalīšanās ar dokumentiem jeb “šērošana” ir vieglāka, ja visam uzņēmuma ir personalizēti e-pasti. Gadījumā, ja vēlies visiem uzņēmuma dalībniekiem dot “skatīšanās” piekļuves, tad to var realizēt tikai ar dažu klikšķu palīdzību.

4. Grupas e-pasta adreses

G-Suite piedāvā veidot grupas, kur grupas dalībniekiem būs viena kopīga e-pasta adrese, bet saņēmēji būs visi dalībniekiem. Kā labs piemērs ir uzņēmuma klientu atbalsta (support) e-pasts. Atbalsta e-pasts var tikt veidots kā virtuālais e-pasts, kur nav reāla e-pasta kaste, bet ir grupa ar 10 grupas dalībniekiem, kas saņems uz palīdzības adresātu sūtītos e-pastus. Tādā veidā kāds no atbalsta dienesta vienmēr atbildēs uz e-pastu, pat tad, ja 3 citi nodaļas darbinieki nebūs pieejami.

5. Microsoft Outlook e-pastu sinhronizācija

Gadījumā, ja kāds no uzņēmuma darbiniekiem stingri pieturas pie outlook e-pasta un nepiekrīt Gmail e-pasta lietotnei, tad viņam ir iespēja izveidot outlook sinhronizāciju ar G-Suite platformu. Par sinhronizāciju vairāk šeit.

6. Failu glabāšanas vieta

Atšķirība starp parastu Gmail lietotāju un G-Suite lietotāju ir failu uzglabāšanas iespējās. Biznesa lietotājam ir par 15GB vairāk atmiņas, kopā veidojot 30GB. Gadījumā, ja 30GB tiek izsmelti, tad iespējami vairākas atmiņu papildināšanas opcijas.

7. Klientu vadības sistēmas (CRM) integrācija

Gadījumā, ja kādā brīdī esi izlēmis lietot CRM sistēmu, lai labāk izsekotu potenciālos pircējus, uzturētu attiecības ar esošajiem klientiem un dibinātu jaunus kontaktus, tad G-Suite komplektā ietilpstošā CRM sistēma “ProsperWorks” var nodrošināt nepieciešamos pakalpojumus, sinhronizējot e-pastu ar CRM sistēmu.

8. Palīdzība

Visiem G-Suite lietotājiem ir pieejams 24/7 atbalsts telefona vai e-pasta formātā par jebkuriem jautājumiem, kas radušies.

Papildus šīm 8 priekšrocībām, ir lērums papildus funkcijas, ko var izbaudīt G-Suite lietotāji, bet par tām - nākamajā bloga rakstā! Vai arī negaidi rakstu un nāc uz GSuite kursiem jau šomēnes!